Aan grondstoffen en eindproducten zitten eisen. Deze kunnen voortkomen uit wetgeving, de klant of de producent. Alle productspecifieke wettelijke eisen en informatie zijn opgenomen in specificaties. Ook is het mogelijk dat er specifieke afspraken tussen afnemer en leverancier in deze specificaties zijn opgenomen. Om te weten aan welke eisen een product of de grondstof voldoet dienen de specificaties altijd up-to-date te zijn.

De grondstoffen die voedselproducenten verwerken moeten voldoen aan wettelijke eisen die de kwaliteit van het eindproduct garanderen. Deze eigenschappen zijn opgenomen in de productspecificaties van de geleverde grondstoffen. Het is voor voedselproducenten daarom van belang om over de specificaties van de gebruikte grondstoffen te beschikken. Hierin worden onder andere de bewaarvoorschriften, bereidingswijze, ingrediëntendeclaratie, voedingswaarde en houdbaarheid vermeld.

Producenten stellen specificaties op van hun eindproducten. Dit kan onafhankelijk gebeuren, of in overleg met de afnemer. De specificaties moeten naast de wettelijke voldoen aan de eisen van de klant. De specificatie bevat informatie voor de afnemer en de consument voor veilig gebruik van het product. Een aantal voorbeelden onderwerpen die daarnaast aan bod komen:

• Naam van het product
• Ingrediëntendeclaratie
• Allergenen
• Houdbaarheid
• Microbiologische, chemische en fysische waarden
• Bewaarvoorschriften
• verordening-1169-productinformatie

Eindproductspecificaties kunnen worden gebruikt bij het opstellen van productie-instructies en processpecificaties. Door specificaties met de afnemer af te stemmen zijn gemaakte afspraken tussen leverancier en afnemer helder. Het is aan te raden de afnemer voor levering de productspecificaties te laten onderteken. Zo is voor iedereen duidelijk aan welke eisen de producten voldoen.